Surat paklaring merupakan dokumen penting yang sering digunakan dalam dunia kerja untuk memberikan informasi mengenai pengalaman kerja, kinerja, dan status seorang karyawan.
Surat ini biasanya diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang telah mengundurkan diri atau diberhentikan.
Dalam artikel ini, kami akan membahas secara detail cara membuat surat paklaring yang profesional, lengkap, dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Apa Itu Surat Paklaring?
Surat paklaring adalah surat referensi kerja yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mantan karyawannya. Surat ini berisi informasi mengenai masa kerja, jabatan, tanggung jawab, serta penilaian kinerja karyawan tersebut. Surat paklaring sering digunakan sebagai dokumen pendukung saat melamar pekerjaan baru atau mengajukan pinjaman.
Komponen Penting dalam Surat Paklaring
Untuk membuat surat paklaring yang baik, terdapat beberapa komponen penting yang harus dicantumkan. Berikut adalah rinciannya:
- Kop Surat dan Identitas Perusahaan
Surat paklaring harus diawali dengan kop surat resmi perusahaan yang mencantumkan nama, alamat, nomor telepon, dan logo perusahaan. Hal ini memberikan kesan resmi dan dapat dipercaya. - Nomor Surat dan Tanggal Pembuatan
Setiap surat paklaring harus memiliki nomor surat dan tanggal pembuatan. Ini berguna untuk keperluan dokumentasi dan memudahkan pelacakan jika diperlukan. - Identitas Karyawan
Cantumkan nama lengkap, nomor induk karyawan (jika ada), jabatan terakhir, dan masa kerja karyawan tersebut di perusahaan. - Deskripsi Pekerjaan dan Tanggung Jawab
Jelaskan secara rinci tugas dan tanggung jawab yang diemban oleh karyawan selama bekerja di perusahaan. Ini akan memberikan gambaran yang jelas mengenai pengalaman kerja yang dimiliki. - Penilaian Kinerja
Berikan penilaian objektif mengenai kinerja karyawan selama bekerja. Cantumkan prestasi atau kontribusi yang telah diberikan kepada perusahaan. - Alasan Berhenti Bekerja
Jelaskan alasan mengapa karyawan tersebut berhenti bekerja, apakah karena mengundurkan diri, pensiun, atau diberhentikan. - Pernyataan Bebas Tanggung Jawab
Cantumkan pernyataan bahwa perusahaan tidak memiliki tanggung jawab lebih lanjut terhadap karyawan tersebut setelah surat ini diterbitkan. - Tanda Tangan dan Stempel Perusahaan
Surat paklaring harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, seperti HRD atau direktur perusahaan, serta dibubuhi stempel resmi perusahaan.
Langkah-Langkah Membuat Surat Paklaring
Berikut adalah langkah-langkah praktis untuk membuat surat paklaring yang profesional:
1. Siapkan Data dan Informasi yang Dibutuhkan
Pastikan semua data mengenai karyawan, seperti nama, jabatan, masa kerja, dan penilaian kinerja, telah terkumpul dengan lengkap.
2. Buat Kerangka Surat
Susun kerangka surat dengan mengikuti komponen-komponen penting yang telah disebutkan di atas.
3. Tulis Surat dengan Bahasa yang Formal dan Jelas
Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas.
4. Cantumkan Penilaian Kinerja yang Objektif
Berikan penilaian yang jujur dan berdasarkan fakta. Hindari memberikan penilaian yang terlalu subjektif atau emosional.
5. Periksa Kembali Surat Sebelum Dikirim
Pastikan tidak ada kesalahan penulisan, baik dari segi ejaan, tata bahasa, maupun format surat.
Contoh Surat Paklaring
Berikut adalah contoh surat paklaring yang dapat dijadikan referensi:
PT. Maju Jaya Abadi
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Telp: (021) 1234567
SURAT PAKLARING
No: 123/SP/IX/2023
Yang bertanda tangan di bawah ini, Direktur PT. Maju Jaya Abadi, menerangkan bahwa:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Staf Marketing
Masa Kerja: 1 Januari 2018 – 31 Agustus 2023
Selama bekerja di perusahaan kami, Budi Santoso telah menunjukkan kinerja yang baik dan bertanggung jawab atas tugas-tugas yang diberikan. Beberapa prestasi yang telah dicapai antara lain meningkatkan penjualan produk sebesar 20% dalam kurun waktu 1 tahun.
Budi Santoso mengundurkan diri secara sukarela pada tanggal 31 Agustus 2023. Dengan surat ini, kami menyatakan bahwa Budi Santoso telah menyelesaikan semua kewajibannya selama bekerja di perusahaan kami dan tidak memiliki tanggung jawab lebih lanjut.
Demikian surat ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat kami,
Direktur PT. Maju Jaya Abadi
(Tanda Tangan dan Stempel)
Tips Membuat Surat Paklaring yang Menarik
- Gunakan Bahasa yang Profesional
Bahasa yang digunakan harus formal dan mudah dipahami. - Berikan Informasi yang Lengkap dan Akurat
Pastikan semua informasi yang dicantumkan benar dan sesuai dengan fakta. - Hindari Kesalahan Penulisan
Periksa kembali surat untuk menghindari kesalahan ejaan atau tata bahasa. - Sertakan Prestasi Karyawan
Cantumkan prestasi atau kontribusi yang telah diberikan oleh karyawan selama bekerja. - Gunakan Format yang Rapi dan Mudah Dibaca
Susun surat dengan format yang rapi dan profesional.
Kesimpulan
Membuat surat paklaring yang baik dan profesional memerlukan perhatian terhadap detail dan penggunaan bahasa yang tepat.
Dengan mengikuti panduan di atas, Anda dapat membuat surat paklaring yang tidak hanya informatif tetapi juga memberikan kesan positif bagi pembacanya.
