Surat tugas kerja adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan atau instansi untuk memberi kuasa dan penugasan kepada karyawan untuk melaksanakan tugas tertentu di luar kantor.
Surat tugas berfungsi sebagai bukti penugasan yang sah dan untuk memudahkan urusan karyawan selama menjalankan tugas.
Komponen Umum Surat Tugas Kerja:
- Kop surat perusahaan/instansi
- Nomor surat
- Tanggal pembuatan surat
- Perihal: Menjelaskan tujuan dibuatnya surat tugas
- Yang diberi tugas: Nama dan jabatan karyawan yang ditugaskan
- Tujuan tugas: Menjelaskan lokasi dan instansi tujuan penugasan
- Lamanya penugasan: Tanggal mulai dan selesai penugasan
- Rincian tugas: Penjelasan detail tugas yang harus dikerjakan
- Biaya perjalanan dan penginapan: Menjelaskan siapa yang menanggung biaya
- Pemberi tugas: Nama dan jabatan pihak yang memberi tugas
- Tanda tangan dan cap stempel perusahaan/instansi
Contoh Surat Tugas Kerja:
PT Maju Bersama
Jalan Sudirman No. 10, Jakarta Selatan
Nomor: 001/SP/TU/VII/2024
Tanggal: 16 Juli 2024
Perihal: Surat Tugas Kunjungan Kerja ke PT Mitra Sentosa
Yang diberi tugas:
- Bapak Budi Santoso, Jabatan: Marketing Manager
Tujuan tugas:
- PT Mitra Sentosa, Jalan Thamrin No. 88, Surabaya
Lamanya penugasan:
- 17 Juli 2024 sampai dengan 19 Juli 2024
Rincian tugas:
- Melakukan pertemuan bisnis dengan tim marketing PT Mitra Sentosa
- Mempresentasikan produk terbaru perusahaan
- Melakukan negosiasi kerjasama pemasaran
Biaya perjalanan dan penginapan:
- Ditanggung oleh perusahaan
Atas nama Pimpinan,
(ttd)
Agung Setiawan
** Direktur Utama**
Catatan: Ini hanyalah contoh format dasar. Komponen surat tugas bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan atau instansi.
Penting dan Manfaat Surat Tugas Kerja
Ada beberapa alasan pentingnya surat tugas kerja, baik untuk karyawan maupun perusahaan/instansi:
Manfaat untuk Karyawan:
- Sebagai bukti penugasan resmi: Surat tugas berfungsi sebagai landasan kuat jika karyawan membutuhkan bantuan atau akses tertentu selama menjalankan tugas di luar kantor. Misalnya, saat harus bertemu dengan pihak lain atau saat harus menggunakan fasilitas tertentu.
- Melindungi hak karyawan: Adanya surat tugas bisa membantu melindungi hak karyawan terkait dengan penugasan. Misalnya, terkait dengan kompensasi perjalanan dinas atau jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan selama bertugas.
- Memperjelas tugas dan tanggung jawab: Surat tugas biasanya memuat rincian tugas yang harus dikerjakan. Ini membantu karyawan memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari mereka selama penugasan.
Manfaat untuk Perusahaan/Instansi:
- Sebagai dasar pelaporan dan pertanggungjawaban: Surat tugas menjadi dasar untuk pelaporan dan pertanggungjawaban karyawan terkait dengan tugas yang dijalankan.
- Pengaturan administrasi dan keuangan: Dengan adanya surat tugas, perusahaan bisa lebih mudah mengatur hal-hal terkait administrasi dan keuangan, seperti pembiayaan perjalanan dinas dan penginapan.
- Disiplin dan efisiensi kerja: Surat tugas dapat membantu meningkatkan kedisiplinan dan efisiensi kerja karyawan. Adanya penugasan yang jelas dan terdokumentasi mendorong karyawan untuk fokus pada tujuan yang ditetapkan.
